阿金和小雪跟靚女姐姐道別后，倆人的心情更好了，因為發(fā)現(xiàn)對方都喜歡小狗狗，有一個相同的愛好。有電腦了，小雪就可以多查看這方面的資料，跟阿金會有更多的話題，她高興壞了。

倆人回到住處，小雪接了杯水給阿金，自己也喝了杯水，打開電腦，把從廠里拷貝回來的體系文件打開來仔細閱讀了起來。

以前她沒有接觸到這些東西，都不知道廠里有這么多管理方面的文件，她現(xiàn)在要盡快的熟悉起來。

阿金看著小雪那認真的模樣，時而做筆記，時而皺眉，時而沉思，忍不住的走到她面前說道"其實很簡單，你要清楚一般的廠內(nèi)的文件分階的含義和分階的內(nèi)容就基本能熟悉起來。

文件的分階就像是一座金字塔，從頂端到底部，清晰地展示了信息的層次和重要性。在這座金字塔中，最頂層的文件往往是最重要、最核心的，它們包含著關鍵的決策、戰(zhàn)略和方向。接下來的幾層則逐漸細化和擴展，呈現(xiàn)出具體的計劃、流程和操作指南。每一層都與上一層相互關聯(lián)，形成一個有機的整體。

這種分階結構使得文件的組織和管理更加有序，方便人們快速找到所需的信息。它也反映了工作的邏輯和流程，有助于提高效率和避免混亂。同時，文件的分階也可以根據(jù)不同的需求和目的進行調(diào)整和定制，以適應各種具體情況。

無論是企業(yè)的內(nèi)部文件管理，還是個人的文檔整理，分階都是一種有效的方式，讓文件變得更加清晰、易讀和易用。它就像一個導航圖，引導我們在信息的海洋中迅速找到正確的方向。

文件一般分為四個階層，一階是質(zhì)量手冊和管理文件，二階是程序文件，三階是指導文件，四階是記錄表格，外來文件，或者法律法規(guī)等。

一階文件是質(zhì)量手冊和管理文件的總章程。

二階程序文件，主要是描述整個公司各個職能部門之間相互聯(lián)系的那些活動的途徑。也就是明確各個職能之間的分工和接口。譬如設計合同評審程序、開發(fā)程序、采購程序、制造程序、不合格品控制程序、售后服務程序等。這些程序由一個職能主管，其他職能配合來完成。用程序中明確各個職能做什么，誰先做什么，誰后做什么，要求達到什么水平，在什么地方完成，也就是回答who、what、where、when。

三階文件作業(yè)指導，也就是"how"的詮釋。把每個崗位的操作規(guī)范化，簡稱作業(yè)指導書，針對每個崗位編寫一份詳細的作業(yè)方法，注意事項。

四階文件是表格，記錄類別的，把記錄、外來標準資料、法規(guī)文件等作為第四階文件加以管理。這些文件的特點是沒有版次控制的要求。

這就是文件的分類，你作為管理主要就得圍繞5wh2來展開。

5w2h分析法又叫七何分析法（1）why——為什么？為什么要這么做？理由何在？原因是什么？（2）what——是什么？目的是什么？做什么工作？（3）where——何處？在哪里做？從哪里入手？（4）when——何時？什么時間完成？什么時機最適宜？（5）who——誰？由誰來承擔？誰來完成？誰負責？（6）how——怎么做？如何提高效率？如何實施？方法怎樣？（7）howmuch——多少？做到什么程度？數(shù)量如何？質(zhì)量水平如何？費用產(chǎn)出如何？

只要你任何事情都圍繞這7方面去分析，準能解決，明白沒？"

"經(jīng)你這么說好像簡單多了。那一階和二階我都不用怎么修改了？"

"也不是不用修改，而是要根據(jù)廠內(nèi)的需求來補充說明就行，主要是修改三階文件和四階文件，這些事情叫下面的部門負責人去弄，他們更清楚，寫得也更詳細。"

"那我們現(xiàn)在要做的是什么？"

"組織一個具體的領導架構。"

"這個好像總廠有啊"